酒類分銷企業ERP實施方案

方案綜述

集團分銷企業的業務特性決定了從產品生產成商品后從公司機構、經銷商到最終客戶手中的供應鏈條中，需要各環節實時、準確的信息協調，并以此為基礎，管理銷售政策，達成高效物流的配送體系。

供應鏈高效化，是分銷管理所必追求并不斷改進的目標；

客戶需求的快速變化，需要新途徑增加銷售利潤；

有效的信用管理體系和公司品牌，是渠道向心力形成的基礎；

企業間激烈的競爭，正轉向對渠道占有的競爭和對高效渠道的依賴，渠道效益最大化， 是公司效益最大化的基礎。

解決方案特點

通過協同管理，支持企業對跨區域、跨渠道、跨公司的物流、核算、資金流的管理和支持，從而實現信息流統一；

支持企業統一制訂銷售相關政策，以使企業能夠控制其通路中的價格、價保、返利政策的執行，以使企業在嚴格考核當期經營指標的同時，保證企業銷售、流通體系不破壞企業的長期目標；

提供強大的管理功能：銷售及其贏利分析、市場占有率分析，以及銷售過程中，新利潤增長點分析與發現。

企業概況

該集團釀酒有限公司地處魯、蘇、豫、皖四省交界處，交通暢達，酒業興旺，市場繁榮。

目前，改集團釀酒有限公司已成為生產經營白酒為主，印刷、果酒、飲料、房地產等多業并舉的大型現代化企業集團，擁有員工2600人，其中專業技術人員218人，國家級白酒評委2人，省級白酒評委6人。釀酒發酵池6000個，可年產優質糧酒2萬多噸，儲酒能力3萬噸。企業先后榮獲“全國白酒工業百強企業”、國家級“守合同重信用單位”、“山東省消費者滿意單位”等一系列榮譽稱號。產品已經走出本地市場，遠銷遼寧、上海、廣東、河南、天津、寧夏等十多個省外市場，深受廣大消費者歡迎。

實施歷程

企業在多年前已開始著手信息化建設，在財務方面使用了單機版的軟件，幫助企業進行財務管理。但是隨著企業的飛速發展，產品種類也由單一發展為多元化，企業管理人員漸漸發現，現有軟件在實際業務流程中出現較多問題，某些功能已無法達到企業運轉要求。因此部分業務只能采取較原始的的手工操作模式，這樣一來，工作中遇到的新舊問題也在不斷的增加，工作效率也比較低下。

諸多的嚴重問題圍繞著高層管理人員，使他們越來越覺得如此下去，對企業的發展會起到很不利的重大影響。在這種情況下，快速找到一個適合自己企業的軟件來幫助進行管理，無疑是最迫在眉睫的重要事情。企業專門為管理軟件選型舉行了招標會議，由當地政府牽頭，在發改委、軟件協會和諸多管理顧問的協助下，由各個品牌軟件代表針對企業現況，提供管理方案并進行解說。會議完畢后，經過多方、數次的研究商討，企管家管理軟件因其先進的管理、靈活的訂制功能，獲得企業青睞。

IT基礎架構

網絡：網絡為10M固定IP寬帶

服務器：聯想品牌服務器，CPU為XEON2.27四核，內存16G，硬盤1.5T

客戶端：均為聯想品牌機，INTER品牌CPU，內存G；移動工作客戶端為聯想上網本，凌動CPU,內存1G。

關鍵應用價值

精益生產，利潤最大化

應用部門：倉庫，調度部，生產部

管理業務：

調度主任根據匯總的銷售計劃數量，結合當前庫存、安全庫存、生產在途、銷售在途、客戶庫存、歷史數據等信息，計算出當前需要生產數量。由此直接產生生產任務單并下達，然后進行生產加工。

管理難點：

為了更好的管理市場和分析市場，企業對產品按照不同的區域、不同的銷售對象進行了規格細分，這樣一來，各個區域各個銷售對象都有屬于各自的產品名稱，但是從生產角度來講，這些產品的生產成本基本相同，因此財務統計時也不細分，倉庫向財務報庫存時，同類產品不考慮規格一并統計，這樣一來，財務無法及時了解不同規格的產品的份額，也就無法了解在各個不同市場的銷售情況和市場動態。

企業在下達生產計劃時，完全憑經驗將多個地區的產品需求量統一計算生產需求量。這種粗略的統計方法，使得當客戶實際購買后，很容易造成某類貨品積壓，某類貨品斷銷。

銷售財務做銷售開單時，只能按業務員或客戶的口頭需求填寫貨品信息，當成品倉庫沒有此類貨品時，往往會在提貨單上手改成有庫存的同類產品。這樣一來，銷售財務在電腦中登記的開單貨品與實際發貨貨品就存在差異，時間越長，差異越大。按照電腦統計的數據作為下一步生產的依據愈加混亂，造成原本已有庫存積壓的產品還在持續生產，而實際需求的貨品卻沒能及時生產，既占用了企業資金，提高了庫存成本，又降低了企業的銷售額度。

應用價值：

根據企業實際應用的需求，系統實行嚴格的產品類別、名稱區分制度，對于需要獨立核算成本、統計庫存、計算銷量等數據的產品，都單獨作為一種貨品，且每一種貨品都對應唯一的編號。這樣在業務員編制銷售計劃、調度中心下達生產任務、銷售財務編制銷售開單的時候都使用產品編號加以區分，就可以避免因產品名稱混淆帶來的種種弊端。

合理庫存，計劃精確化

應用部門：倉庫，調度部，采購

管理業務：

原料采購入庫，生產領料，成品入庫，成品銷售出庫，庫存盤點

管理難點：

無法即時得知由生產任務單引出的物料需求、庫存核算等各方面的信息，導致部分原料積壓嚴重，部分原料卻需要停工待購。

庫存盤點工作量大，實施起來費時費力，但盤算結果卻不夠準確及時。

采購的原料需做暫入庫，之后根據實際的使用情況做采購開單，采購開單時又需考慮次品、贈品、使用產生的廢品等多種情況，由手工計算的數據存在數據不準確、不及時、審核環節多、工作效率低等問題。

應用價值：

通過基于銷售計劃的產品生產需求動態分析表，系統根據公式：

生產需求=調度計劃-實際庫存量+安全庫存量-生產中數量-采購中數量+銷售中數量

可自動計算當前各種產品需要生產的數量，調度中心根據此數值，結合往年同期歷史數據、客戶庫存、促銷計劃等信息生成生產計劃，通過該生產計劃并結合事先編制的物料清單就可以得出生產計劃物料需求分析，需求分析根據公式：

供應差距=計劃需求量+任務需求量+安全庫存量-當前庫存量-車間有效量-采購訂單有效量-采購開單有效量-采購待入庫量

自動生成各種原料包括半成品、包裝物等信息的供應差距，供應科根據實際物料需求及時組織采購，這樣便可實現銷售計劃、原料供應、即時生產的一體化，同時也為企業節約庫存成本創造了有利條件。

通過庫存管理模塊，可獲得及時準確的庫存信息，從而由管理人員進行經營決策。原料入庫前，由庫管人員檢驗查看，確認有無次品、廢品和贈品后將數據錄入，次品和贈品無需計算至采購開單，但庫存需體現，廢品不計算庫存，也不計算至采購開單；原料入庫后，在實際生產過程中由于人為原因導致材料損壞無法使用，也需按有效使用量計算至采購開單，需要向供應商支付款項；在生產過程中再次發現的次品，由檢驗科出具檢驗報告，不計算至采購開單。這樣一來，對原料的多種情況都做了很明晰的區分，需要做采購開單時，可以及時、準確的提供數據。

分銷系統管理

管理業務：業務員管理，各個銷售區域分別管理。

管理難點：

各區域業務信息匯總困難，數據匯總整理工作量大且效率較低，往往現在手頭整理的數據，已經是數天之前的信息，不夠及時準確。使單據回款情況無法及時掌握。因為實際業務流程開放式的原因，無法實現銷售員分別管理。不同產品在不同時段的提成不同；單筆銷售額度的不同，提成方法有不同；業務員年資高低也影響提成核算，提成核算的手工計算復雜且工作量較大。

應用價值：

軟件加強并完善了對業務員的管理，使業務員擁有自己的專用通道，在各自的通道中進行客戶、產品等訂單信息的錄入。

系統本身具備高度靈活的權限控制功能，通過不同的權限設置，企業數量眾多的業務員，將只能對自己的銷售業務進行查詢和編輯操作，并屏蔽了其他業務員的信息。由此便有效地保證了企業信息的保密性，同時對于企業的管理人員來講如果有相應的權限授權則可以隨時查看并編輯所有業務員的銷售單據。

另外通過業務分析功能還可使管理人員方便快捷地掌握企業的銷售情況以及銷售發展趨勢。對于業務員銷售提成的計算，系統提供了一套完善的提成計算流程，首先由公司管理人員制定一系列的考核參數包括提成方式、參數值等，當計算業務員提成的時候系統便可根據事先制定的考核參數自動生成提成金額。

精確銷售計劃

應用部門：市場部，調度部

管理業務：

各個業務員調查里了解自己管轄范圍內的客戶當月、當季產品需求量后，需填寫銷售計劃表格，提交至上級管理人員，經層層審核后，得出比較準確的銷售計劃。

管理難點：

業務流程周期冗長，數據更新不及時。無法及時全面地查看以往各個區域里每種產品的銷售記錄情況，訂單審核人員無法結合以往銷售情況，對比現有計劃量進行調整修改，銷售計劃的準確度較低，產生庫存積壓或斷貨現象。對于業務員報的計劃，與實際銷售量，無法及時的做對比，難于對業務員監督。

應用價值：

通過軟件的使用，使企業的業務流程更合理。各部門、各層級之間信息扁平化，讓銷售計劃、訂單的審核更及時迅速，工作效率大大提高。在本企業中銷售計劃是驅動原料采購、車間生產的原動力，因此銷售計劃填報的準確性和及時性對企業的銷售、庫存、采購都將產生舉足輕重的影響。

對于業務員上報的銷售計劃，分公司經理需審核整理后上報總公司銷售部經理進行再次審核其目的在于最大限度地保證銷售計劃的準確性。分公司經理和總公司銷售部經理可以依據以往這一時期的銷售情況并結合每年銷售量的遞增比例對待審核數據進行修改更正，銷售計劃確認審核完以后，調度中心依據需求公式：生產需求=調度計劃-實際庫存量+安全庫存量-生產中數量-采購中數量+銷售中數量，安排采購和生產計劃，這樣銷售的需求就可以迅速反應到生產當中去，并減輕了庫存壓力同時也有效地避免了資源的浪費。

根據業務員銷售計劃中的產品數量，對比實際銷售數量后，可以進行銷售計劃準確度的審核。

財務對接

管理業務：

企業屬下的分公司很多，每個公司都有獨立的財務系統，企業老總希望及時的了解各個公司的運營情況，已經集團總賬，因此需要將其他品牌的單機版財務軟件接入系統，進行統一的核算管理。

管理難點：

目前企業老總要了解各個公司的運營情況和財務情況，以及集團總賬的的情況，需要花費大量的人力物力，得出的結果卻不及時、不準確。企業之前已用的一款單機版財務軟件，功能已經完全達不到經營的需求，但是為了報稅，這套系統暫時又不能完全放棄，因此對于上不上財務軟件非常矛盾，如果采用新的軟件，就需要用新的財務系統和老的財務軟件分別做兩遍帳，會增加大量的人力物力，如果不采用新的財務系統，又完全達不到工作需求。而且原先的財務軟件采用了較老的科目，與現在規定的財務科目存在差異，集團下各個公司的財務科目又不一樣，為了繼續使用財務軟件的部分功能，必須將單機版軟件接入管理軟件系統，而且必須要處理好相同科目但代碼不同之間的對接。

應用價值：

針對這種情況，技術人員設計開發了專用的財務接口，實現了直接把管理軟件里的數據引出到單機版財務軟件，同時也可把財務軟件的數據直接引入到管理系統的業務需求。

應用價值：

為了集成各分公司單機版的財務軟件根據實際情況，本系統對財務科目進行了創造性的調整即所有單擊版財務系統中的一級科目對應于本系統的二級科目，并對科目編碼進行了相應的調整。由于調整后的科目編碼與單擊版財務系統編碼不同，本系統通過科目設置模塊，采用一一對應的方式建立了本系統的財務科目與單機版財務系統科目的對應關系。對應關系設置好以后，便可實現從本系統財務軟件引出數據到單擊版財務系統，同時也可以把單擊版財務軟件中的數據引出到本系統中。

原料加工

管理業務：原料加工、入庫；加工提成核算

管理難點：

原料加工方式多樣化，人工業績提成核算復雜。企業以前沒有一套完善的標準編碼系統。部門間各自為政，編碼不統一。統計方法混亂無章，各個名稱、規格、型號沒有分別進行統計管理。這樣一來，調度部門在統計各個產品生產所需要的原材料數量的時候，只能籠統的將加工過和沒加工的原料總數一起計入調度管理，無法區分原料有無加工，使原料加工的提成核算工作量加大，數據也不夠詳細準確。

應用價值：

軟件從規范產品編碼入手，將產品按貨品名稱、瓶裝規格、銷售區域等條件分別設置貨品編碼，逐步建立起了一套符合產品特性的編碼體系，細化了貨品管理。需要加工的原料和采購回來就可以投入生產使用的原料使用編碼區別管理。將提成核算細致劃分，按不同的原料不同的工藝分別計算提成。產品數量由管理人員確認合格后錄入系統，然后軟件自動進行提成分類結算，為財務部門減輕了工作難度。

為了讓生產管理人員與工人在實際生產中，嚴格按照工藝路線實施生產，技術人員將工藝路線與生產流程相結合，利用軟件進行流程的監控管理。生產人員完成相應的工序并移交給下一道工序，必須經過管理人員的審核，所以只有完成相應的工序并保證質量，生產人員才能獲得系統自動給予的計件考核。

竄貨監管

管理業務：通過對經銷商的出貨量統計，監督市場是否存在竄貨現象。

管理難點：

對于某一個貨品，在不同的地區銷售的時候，由于市場競爭等多種原因，市場供價及返利等政策往往并不相同，因此造成銷售或代理商為了減低成本，相互串貨，對于這樣的現象，由于出貨的數量并非該地區的真實銷售數量，因此造成銷售數據的不準確，無法體現企業產品對市場占有率的統計，即無法促使企業良性發展，對于企業宏觀調控造成非常嚴重的惡劣后果。

應用價值：

系統提供統計分銷商銷量的功能，企業要求業務員定期填寫客戶分銷登記單以記錄該期間分銷商每一種貨品的銷量情況，通過查看分銷記錄管理人員可憑借自身經驗和以往數據，結合單據信息，查看各區域銷售數據有無異常。便于當銷售情況有異常增高或降低的時候，及時發現并追蹤調查，一定程度上的解決了竄貨難以控制的情況。

統籌市場信息

管理業務：

通過登記各大終端客戶(如酒店、商場超市)的銷售情況，由業務員對銷售產品結構進行初步分析上報，再由企業專門的負責部門對這些數據進行匯總分析，分析不同檔次的產品在不同的市場的占有率，由此給企業老總和銷售部門下達營銷策略提供數據支持。

由業務員或其他內部人員針對市場提出營銷活動申請，然后由上級管理人員層層討論審批。活動確定開展后，所需產品發貨出庫。

管理難點：

由業務員報上來的匯總分析，需要某部門做成各種分析表，分析圖，并由此提出相應的策略，以便于送交給企業老總和銷售部門。但是由于統計上來的市場、業務員的數據量非常龐大，要整理這些數據并做成具有參考價值的策略文案需要耗費大量的人力和時間。市場動態瞬息萬變，由于對數據處理不及時或分析不準確，導致促銷手段達不到預期效果，直接影響產品的推廣和市場占有，使企業的利益損失。

應用價值：

在軟件終端客戶銷售管理模塊中，可記錄各個商廈、酒店等終端客戶的產品銷售情況，包括其他品牌的商品在這個客戶的銷售數量。系統按業務員錄入的信息，自動生成我方產品與其他競品每月、每年的銷售業績對比分析表、分析圖，各個產品市場銷售信息一目了然。

軟件還支持將各個商品按不同檔次劃分，進一步地對比分析，如我方與競方在高檔酒、中檔酒等的不同占有率情況。高層管理人員只需點擊查看圖表信息，就可以輕松掌握每個產品在不同市場的占有率情況，便于企業結合各方面信息，針對各個市場及時進行營銷決策。

策劃人員在系統錄入活動策劃的詳細信息后，即可提交給上級進行查看審核。高層管理人員根據每個審批人員的備注意見，綜合市場情況、產品庫存情況等各方面數據，分析考量后決定是否開辦活動。軟件將以往需要召開多次會議研究商討的工作，變為及時、便利的業務流程，大大提高了工作效率，使市場驅動性靈活迅速。

應用效果

庫存占用比原來減少了25%，為企業贏得了可用資金。

個別產品和原材料的積壓減少了80%以上，基本上杜絕了由于數據不準確造成的積壓和斷貨。

工作效率的提高，為企業節約生產成本5%-8%，由于工作環節多，要實現各種數據的統計，需要耗費大量的人力物力，而統計結果卻往往不準確不及時，通過系統中各種統計手段，使企業管理層人員可以隨時查看各種統計結果。

年營業額當年增長50%，便捷的分銷及市場分析系統，為企業管理層提供了及時準確的參考數據，使企業在占領市場、提高競爭力方面具備了強大的生命力。

客戶感言

ERP實施為企業規范業務流程，提高搜集數據的及時性、規范性和完整性，消除集團化管理中的三大障礙；控制成本，為企業帶來經濟效益；提高管理水平和企業競爭力。