企管家·分銷系統(tǒng)—如何協(xié)助食品企業(yè)加強(qiáng)管理
2011-5-26企管家·分銷版——如何協(xié)助食品企業(yè)解決對(duì)分散辦事處的銷售、倉儲(chǔ)管理
對(duì)于當(dāng)前的各行各業(yè)的企業(yè)來講，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，經(jīng)營(yíng)網(wǎng)點(diǎn)遍及全國(guó)各地。在以手工、電話、傳真等傳統(tǒng)方式下，企業(yè)現(xiàn)有分銷渠道存在許多問題：
1、 企業(yè)總部無法實(shí)時(shí)監(jiān)控各地分公司、辦事處、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)狀況。
2、 訂貨、銷售、庫存等數(shù)據(jù)和信息反饋不及時(shí)，商品積壓、缺貨情況經(jīng)常出現(xiàn)。
3、 往來單據(jù)、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)采集嚴(yán)重滯后，準(zhǔn)確性差，不利于統(tǒng)計(jì)、分析和處理。
4、 客戶需求和市場(chǎng)信息不及時(shí)反饋到總部，使企業(yè)制定生產(chǎn)預(yù)測(cè)和商品調(diào)撥計(jì)劃帶有許多較大的盲目性，經(jīng)營(yíng)決策缺乏準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和信息支持等等。
因此，越來越多的企業(yè)開始重視對(duì)分銷的信息化管理，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)科技手段，建立為企業(yè)渠道建設(shè)服務(wù)的信息化系統(tǒng)。將原來縱向深入的渠道管理轉(zhuǎn)化為扁平橫向的信息統(tǒng)計(jì)和管理，大大提高企業(yè)的管理效率。
本方案就又一家食品分銷企業(yè)的實(shí)際管理需求為例，來剖析企業(yè)管理上遇到的問題以及“企管家·分銷系統(tǒng)”是如何協(xié)助企業(yè)圓滿解決這些問題的。
企業(yè)需求背景資料
（一）、軟件需求方的組織架構(gòu)
客戶為一家食品企業(yè)的某地區(qū)總代理，下屬5個(gè)辦事處。大體業(yè)務(wù)類型為：
1、 想上軟件的企業(yè)為：某食品企業(yè)品牌商在在福建省福州市的總代理，以下簡(jiǎn)稱：A公司。
2、A公司下設(shè)三個(gè)辦事處，組織架構(gòu)大體為：總部在福州市，分別在福州的倉山區(qū)、臺(tái)江區(qū)、晉安區(qū)設(shè)有三個(gè)辦事處，假設(shè)分別為：A1、A2、A3。三個(gè)辦事處各有一個(gè)經(jīng)理、三個(gè)業(yè)務(wù)員，人員組織結(jié)構(gòu)大體如下表：
| 福州市（A） | ||||||||
| 倉山區(qū)（A1） | 臺(tái)江區(qū)（A2） | 晉安區(qū)（A3） | ||||||
| 主管（倉大，看到下屬三個(gè)業(yè)務(wù)員的數(shù)據(jù)） | 主管（臺(tái)大，看到下屬三個(gè)業(yè)務(wù)員的數(shù)據(jù)） | 主管（晉大，看到下屬三個(gè)業(yè)務(wù)員的數(shù)據(jù)） | ||||||
| 倉一 | 倉二 | 倉三 | 臺(tái)一 | 臺(tái)二 | 臺(tái)三 | 晉一 | 晉二 | 晉三 |
3、供應(yīng)商：某大品牌食品企業(yè)。以下簡(jiǎn)稱：B公司
從組織架構(gòu)上來講，客戶由各辦事處的各業(yè)務(wù)員維護(hù)，各辦事處經(jīng)理可以查詢自己所管轄辦事處的所有銷售情況。業(yè)務(wù)員只可以查看自己的客戶的銷售情況。
| 客戶名稱 | 所屬業(yè)務(wù)員 | 所屬辦事處 |
| 倉山區(qū)一一副食品經(jīng)營(yíng)部 | 倉一 | 倉山區(qū)辦事處 |
| 倉山區(qū)二二綜合商店 | 倉二 | 倉山區(qū)辦事處 |
| 倉山區(qū)三三日用品店 | 倉三 | 倉山區(qū)辦事處 |
| 臺(tái)江區(qū)一一貿(mào)易有限公司 | 臺(tái)一 | 臺(tái)江區(qū)辦事處 |
| 臺(tái)江區(qū)二二食雜店 | 臺(tái)二 | 臺(tái)江區(qū)辦事處 |
| 臺(tái)江區(qū)三三副食品經(jīng)營(yíng)部 | 臺(tái)三 | 臺(tái)江區(qū)辦事處 |
| 晉安區(qū)一一貿(mào)易有限公司 | 晉一 | 晉安區(qū)辦事處 |
| 晉安區(qū)二二副食品店 | 晉二 | 晉安區(qū)辦事處 |
| 晉安區(qū)三三旺糧油商行 | 晉三 | 晉安區(qū)辦事處 |
（三）、軟件需求方的業(yè)務(wù)流程
1、 由總部從品牌供應(yīng)商B公司處進(jìn)行集中采購。采購?fù)瓿珊螅y(tǒng)一入到公司總部的倉庫中。2、 總部向各辦事處發(fā)貨時(shí)，采用庫間調(diào)撥的方式，將商品從總部倉庫發(fā)到各辦事處倉庫中。調(diào)撥時(shí)為了保證庫存成本的準(zhǔn)確性，可以采用“同價(jià)調(diào)撥或變價(jià)調(diào)撥”兩種方式。
3、 辦事處將每天發(fā)生的銷售情況及時(shí)登錄到系統(tǒng)中。辦事處不管是發(fā)生了銷售、退貨等都對(duì)應(yīng)著庫存的變化。
4、 總部可以及時(shí)、動(dòng)態(tài)查詢各辦事處的庫存情況。
企管家·分銷版解決方案
（一）、企管家如何滿足對(duì)區(qū)域、市場(chǎng)、人員等組織架構(gòu)的權(quán)限管理要求
按照上面所述的組織架構(gòu)，在軟件中先將區(qū)域、市場(chǎng)、人員等信息補(bǔ)充完整。
（二）、企管家如何滿足對(duì)往來單位（客戶、供應(yīng)商）的管理需求
1、 如上所示，在軟件中將供應(yīng)商、客戶等信息錄入完畢。
2、 錄入客戶信息時(shí)請(qǐng)注意定義客戶的所屬區(qū)域、市場(chǎng)模式，從而與前文所述的區(qū)域、市場(chǎng)模式等相呼應(yīng)，達(dá)到按區(qū)域控制客戶信息等權(quán)限的目的。
（三）、企管家如何滿足對(duì)業(yè)務(wù)流程的管理需求
1、 采購入庫：
由總部人員，按照需要向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單相當(dāng)于下達(dá)給供應(yīng)商的采購合同。在企管家軟件中，必須是已審核的采購訂單才能生效，生成后續(xù)的相關(guān)數(shù)據(jù)。
供應(yīng)商完成送貨后，根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際送貨情況，編輯業(yè)務(wù)入庫單。
入庫單結(jié)單入庫后，可以看到對(duì)應(yīng)上圖中的“總部倉庫”的庫存會(huì)增加。
通過采購訂單入庫情況對(duì)比表，還可以隨時(shí)查詢采購訂單的哪些貨品還沒有到貨，還差多少數(shù)量等。
2、庫間調(diào)撥：實(shí)現(xiàn)貨物從總部倉庫→辦事處。總部與辦事處發(fā)貨前，由總部管理員編輯“調(diào)撥單”。
調(diào)撥單的調(diào)出倉庫為“總部倉庫”，調(diào)入倉庫為“倉山辦事處庫”（此處可以是任何辦事處倉庫）。
調(diào)撥方式可以是“同價(jià)調(diào)撥”，也可以是“變價(jià)調(diào)撥”，主要是為了準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)庫存成本。
調(diào)撥單完成后，調(diào)出倉庫庫存減少，調(diào)入倉庫庫存增加。
3、辦事處每天銷售、出庫情況登記：
以c1倉山辦事處某一業(yè)務(wù)員的身份登錄系統(tǒng)。用戶名：c1。密碼：無。
按照客戶的當(dāng)天實(shí)際購買情況，編輯開單，編輯完成后，點(diǎn)擊〖完成制單〗，并可以由辦事處的管理者對(duì)該單據(jù)進(jìn)行審單。
審核完成，則辦事處的對(duì)應(yīng)庫存減少了。
4、總部的管理者可以直接查詢哪些信息？
各辦事處庫存情況一覽表：
銷售情況統(tǒng)計(jì)：在銷售情況統(tǒng)計(jì)表中，根據(jù)不同的分支權(quán)限，每個(gè)操作者只能查看自己權(quán)限范圍內(nèi)的銷售統(tǒng)計(jì)：
A、 如業(yè)務(wù)員只能查看自己做的單子統(tǒng)計(jì)。
B、 辦事處經(jīng)理可以查看自己辦事處范圍內(nèi)所有業(yè)務(wù)員的單子，但是不能查看其它辦事處的數(shù)據(jù)。
C、 總部管理者可以查詢所有辦事處的單據(jù)信息。
D、 同時(shí)，各操作者還可以根據(jù)“時(shí)間段、客戶”等條件查詢銷售數(shù)據(jù)。其它軟件還有一系列相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，涉及采購、銷售、款項(xiàng)等各方面。
軟件其它還有一系列相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，涉及采購、銷售、款項(xiàng)等各方面。
